IA générative au bureau : les règles d'usage à donner à ses collaborateurs

Depuis 2024, je suis chef de pôle au sein de la DSI d'ADA. Parmi mes missions : garantir un environnement de travail informatique fiable et sécurisé pour nos collaborateurs. Et depuis deux ans, une question revient sans cesse : que fait-on de l'IA générative ?

La réponse courte : on ne l'ignore pas, on ne l'interdit pas aveuglément, on l'encadre.

Vos collaborateurs utilisent déjà l'IA

Rédiger un e-mail délicat, résumer un long document, reformuler une procédure, préparer une présentation : l'IA générative s'est installée dans le quotidien de beaucoup de collaborateurs, souvent bien avant que l'entreprise ne se pose la question.

C'est ce qu'on appelle le shadow AI : des usages réels, utiles, mais invisibles pour l'IT. Et c'est précisément là que se situe le risque.

Le vrai risque : les données qu'on confie à l'IA

Le danger n'est pas l'outil en lui-même. C'est ce qu'on lui donne. Copier-coller dans un assistant grand public un fichier client, un contrat, un extrait de base de données ou un morceau de code, c'est transmettre ces informations à un service externe, sans maîtrise sur leur stockage ou leur réutilisation.

S'y ajoutent deux autres risques, plus discrets :

• Les erreurs crédibles. Une IA peut produire un texte très convaincant dans la forme, mais faux sur le fond. Diffusé sans relecture, il engage l'entreprise.
• L'hameçonnage augmenté. Les attaquants utilisent eux aussi l'IA, pour produire des e-mails de phishing sans fautes et parfaitement contextualisés. Les vieux réflexes (« repérer les fautes d'orthographe ») ne suffisent plus.

Interdire ou encadrer ?

Interdire totalement l'IA générative a un effet pervers : les usages ne disparaissent pas, ils passent sur des comptes personnels et des téléphones, là où l'entreprise n'a plus aucune visibilité.

Notre approche est différente : ne pas freiner l'innovation, mais lui donner un cadre. Proposer des outils validés, dans l'environnement de travail de l'entreprise, et expliquer clairement ce qu'on peut en faire.

Chez ADA, la première étape a été de faire évoluer notre charte informatique pour y intégrer les sujets liés à l'IA. La charte est le document de référence qui fixe les règles d'usage des outils numériques pour tous les collaborateurs : y inscrire l'IA générative, c'est reconnaître que ces usages font désormais partie du quotidien, et leur donner un cadre clair et partagé.

Cinq règles simples

Un texte de référence est indispensable, mais ce sont quelques règles claires que les collaborateurs retiennent au quotidien. Voici celles que je recommande.

1. Utiliser les outils validés par l'entreprise, pas des comptes personnels.
2. Ne jamais y coller de données sensibles : données personnelles de clients ou de collaborateurs, informations contractuelles ou financières non publiques, identifiants, documents confidentiels.
3. Toujours relire et vérifier ce que l'IA produit avant de l'utiliser ou de le diffuser. Vous restez l'auteur et le responsable.
4. Ne pas lui confier une décision qui engage l'entreprise ou une personne.
5. En cas de doute, demander. Un interlocuteur identifié vaut mieux qu'une règle de plus.

C'est le même principe que celui que nous appliquons au développement augmenté par l'IA : l'IA propose et accélère, mais l'humain comprend, vérifie et décide.

Embarquer plutôt qu'imposer

Une règle n'a de valeur que si elle est comprise. Pour qu'un cadre IA fonctionne, il faut :

• expliquer le pourquoi, avec des exemples concrets plutôt que des interdits abstraits,
• montrer les bons usages, pour que l'outil validé soit plus pratique que l'outil personnel,
• faire vivre le cadre, parce que les outils évoluent tous les trois mois.

C'est dans cet esprit que nous avons organisé des petits-déjeuners avec les collaborateurs pour les sensibiliser à l'IA. Un format volontairement convivial : autour d'un café, on explique ce que l'IA sait faire et ce qu'elle ne sait pas faire, on rappelle les bons réflexes sur les données, et surtout on répond aux questions. C'est souvent là que remontent les vrais usages, les doutes et les idées.

Le retour des équipes a été unanime : les collaborateurs étaient ravis de se sentir écoutés, accompagnés, et surtout équipés des bons outils pour utiliser l'IA. C'est sans doute la meilleure preuve qu'encadrer vaut mieux qu'interdire : quand on donne aux gens un cadre clair et des outils adaptés, ils n'ont plus besoin de chercher des alternatives par eux-mêmes.

L'IA générative est finalement un sujet d'expérience collaborateur autant que de sécurité : si l'outil validé est plus simple et plus utile que l'alternative non autorisée, le shadow AI disparaît de lui-même.

Ce que je retiens

L'IA générative n'est ni une menace à bannir ni un jouet à laisser sans règles. C'est un outil de travail, qui mérite le même traitement que les autres : un choix d'outils maîtrisé, des règles simples, et des collaborateurs qui comprennent pourquoi elles existent.